Con este artículo queremos ayudarte a descubrir respuestas a las preguntas más frecuentes sobre legalización de documentos en España. La información que se proporciona es solo orientativa y debes buscar asesoramiento específico con un experto o consultar con tu embajada o consulado de España más cercano en tu país de origen.

Introducción

La legalización es un acto administrativo que otorga validez a un documento público extranjero, ya que comprueba la autenticidad de la firma puesta en dicho documento; así como, la calidad en que ha actuado la autoridad firmante del documento.

A menos que exista algún instrumento jurídico que te exima de esta obligación, todo documento público extranjero debe ser legalizado para tener validez en España y todo documento público español requerirá ser legalizado para ser válido en el extranjero.

La legalización de un documento extranjero para que tenga validez en España es un procedimiento administrativo que debe realizarse en el país de origen del documento y que debe ser cotejado como correcto por el consulado de España en el país de destino, siempre y cuando el país de origen no tenga suscrito el convenio de la Haya. Igualmente dicho documento, tendrá que imprimirse mediante el Sello de Seguridad. (Instrucción de servicio del Ministerio de Asuntos Exteriores nº 28 de 21/05/2012), que admite la legalización exclusiva por la autoridad diplomática o consular española sin más requisitos que añadir un sello de seguridad de un modelo aprobado.

Los documentos de los países firmantes del Convenio de la Haya de 1961, se entenderán legalizados con un sello denominado “APOSTILLA”, siendo este sello impuesto por la autoridad competente del país de origen.

En España dicha apostilla, en los documentos notariales, es impuesta por el Colegio Notarial correspondiente en cada Comunidad Autónoma, siendo el propio Notario el que tiene competencia para imprimir esta apostilla.

Las autoridades competentes para apostillar documentos judiciales o administrativos son las determinadas en el Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre.

¿En qué casos no es necesaria la legalización?

Dado el creciente intercambio entre los distintos países del mundo, muchos Estados y gobiernos, como España, han firmado convenios destinados a facilitar, a sus ciudadanos, cualquier tipo de trámite de extranjería.

El acuerdo más relevante y vigente en la actualidad es el Convenio de La Haya nº XII, de 5 de octubre de 1961, de Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros más comúnmente llamado Convenio de la Apostilla.

Numerosos países se han adherido a este tratado, que tiene como objetivo, simplificar los trámites tanto para el emisor como el receptor. Este texto establece que entre los Estados miembros no será necesaria la legalización para el reconocimiento mutuo de documentos, aunque sí un sello o apostilla. Ésta es la lista completa de países que han firmado el acuerdo.

Si necesitas obtener un sello o apostilla para legalizar algún documento, puedes informarte en el Ministerio de Justicia (Calle de la Bolsa, 8. 28071 Madrid Tel. 902.007.214), o reservar una consulta con uno de nuestros expertos.

Por otro lado, también existen otros convenios que eximen de la necesidad de legalizar algunos documentos. En este texto informativo elaborado con información del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y de Cooperación, puedes consultar en qué países y a qué tipos de documentos se aplican.

Para todos los casos, que no están recogidos en alguno de los convenios o acuerdos anteriores, deberás proceder a la legalización.

¿Qué documentos pueden legalizarse?

Puedes legalizar tanto los documentos originales como las copias auténticas emitidas por las Autoridades de la Administración Pública  correspondiente, así como, los testimonios de autenticidad realizados por Notario.            

¿Cuánto cuesta legalizar un documento?

Una legalización será gratuita cuando la realiza la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y de Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55).

En caso de efectuarse en una embajada o consulado de España o cuando se realice a través del correspondiente Colegio de Notarios, para documentos compulsados por Notario Público español, implicará el pago de una tasa. Para información más específica te recomendamos que consultes directamente con la representación de España en el extranjero o el Colegio de Notarios que te corresponda.

¿Caducan las legalizaciones?

No. La legalización carece de fecha de caducidad. Ahora bien, si el documento que se ha emitido tiene una duración limitada, la legalización que se efectúe en él, tendrá la misma limitación.

Tampoco existe ningún límite de tiempo para solicitar la legalización de un documento. Puedes hacerlo en cualquier momento en que lo necesites.

¿Qué documentos emitidos por las autoridades españolas están destinados a utilizarse en el extranjero?

De todos los documentos elaborados por las autoridades de España, pueden tener efecto en el exterior los documentos siguientes:

Emitidos por la Administración General del Estado

Se incluye en esta categoría cualquier documento expedido por sus autoridades y funcionarios, los organismos y entes públicos incluidos en su estructura y las entidades gestoras de la seguridad social.

Su legalización debes efectuarla en primer lugar en la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1– 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y en segundo lugar, por las embajadas y consulados en España del país en el cual va a tener efecto el documento.

Emitidos por las Comunidades Autónomas

Figuran en este grupo todos aquellos documentos emitidos por sus autoridades, funcionarios y organismos públicos. Su legalización debes realizarla, en el siguiente orden:

  1. La Unidad de Legalizaciones de la Comunidad Autónoma respectiva;
  2. La Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55);
  3. Las embajadas y consulados en España del país donde va a tener efecto el documento.

Emitidos por entidades locales (Ayuntamientos, Diputaciones, Cabildos, Mancomunidades y otros)

La legalización de estos documentos corresponderá, en primer lugar, al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, con las siguientes excepciones:

  1. Documentos provenientes del Ayuntamiento de Madrid, que podrán legalizarse directamente en el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y de Cooperación.
  2. La segunda es de carácter general para documentos judiciales o notariales.

Posteriormente, la legalización corresponderá a la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y de Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y, en último lugar, a la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual va a surtir efectos el documento.

Notariales

Son aquellos en los cuales un notario actúa como encargado de dar fe: escrituras, actas, legitimaciones, compulsas, certificaciones y un largo etcétera.

Deben ser legalizados por vía notarial, en el siguiente orden:

  1. Notarios, colegios notariales (consultar el siguiente listado de los existentes en España);
  2. Ministerio de Justicia—Legalizaciones (C/ de la Bolsa, 8 - 28071 Madrid Tel. 902007214);
  3. Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y de Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55); 
  4. La representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual va a tener efectos el documento.

Judiciales

En esta categoría se incluyen las actas de nacimiento, matrimonio o defunción; certificados de capacidad matrimonial, fe de vida o estado; resoluciones judiciales, etc.

Todos ellos requieren la legalización por vía judicial. Los encargados de efectuarla son, en el siguiente orden:

  1. Los Tribunales Superiores de Justicia de la comunidad autónoma correspondiente;
  2. Ministerio de Justicia—Legalizaciones (C/ de la Bolsa, 8 - 28071 Madrid Tel. 902007214),
  3. Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y de Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55);
  4. La representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual va a tener efectos el documento.

Mercantiles

Aquí se incluyen certificados de origen, certificados de libre venta, facturas de empresa y un gran número de documentos comerciales. Su legalización corresponde a distintos organismos dependiendo de la naturaleza del documento:

  • Los relativos a exportaciones deberán ser legalizados por: la Cámara de Comercio de la provincia correspondiente y, posteriormente, el Consejo Superior de Cámaras de Comercio, Industria y Navegación (C/ Ribera del Loira 12 – 28042 Madrid. Tel: 91 590 69 00);
  • Los documentos bancarios pueden ser legalizados por diversas entidades. Si han sido emitidos por el Banco de España, el trámite puede efectuarse en cualquiera de sus sedes. Aquellos emitidos por entidades bancarias de ámbito nacional pueden legalizarse en los servicios centrales de este banco o su sucursal en Madrid o en el Banco de España. Por último, los emitidos por bancos de ámbito local sin servicios centrales en la capital tienen la opción de legalizarse en las delegaciones provinciales del Banco de España. Para los documentos bancarios también existe la vía notarial.

En todos los casos, los documentos mercantiles deberán pasar siempre por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y, en último lugar, a la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.

Traducciones juradas de español a otros idiomas

Éstas deberán haber sido realizadas por un traductor o intérprete jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. Deberá consultarse en cada caso a la embajada o consulado del país en donde el documento vaya a surtir efecto si la traducción oficial española es válida por si misma allí. En caso contrario, deberá ser legalizada en el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.   

Académicos

Cada tipo de expediente o certificado sigue unas pautas de legalización diferentes.

  • Los documentos oficiales de enseñanza superior:Son aquellos válidos en todo el territorio nacional. Aquellos que sean títulos universitarios deben ser legalizados por la Subdirección General de Títulos y Reconocimiento de Cualificaciones (Paseo del Prado, Nº 28 Entreplanta - 28014 Madrid). Los no universitarios deberá legalizarlos el Servicio de Títulos y Convalidación de Estudios Extranjeros no universitarios (C/ Los Madrazo, nº 15 3ª planta - 28071 Madrid). Ambas son divisiones del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
  • Los documentos oficiales de enseñanza no superior:Son los expedidos por centros docentes de una comunidad autónoma. Su legalización corresponde a la Consejería de Educación o equivalente de dicha región.

Los documentos de carácter no oficial expedidos por instituciones privadas

En esto casos, la legalización corresponde a un notario, colegio notarial (ver lista de los existentes en España) o a la Dirección General de Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia (C/ de la Bolsa, 8 - 28012 Madrid).

En todos los casos, el proceso de legalización no estará completo hasta que haya sido validado por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.

Documentos de organizaciones religiosas

Los documentos de la Iglesia Católica deben ser legalizados por la Nunciatura Apostólica y/o de la Diócesis y la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55). También podrá realizarse este trámite por vía notarial.

Para aquellos emitidos por otras autoridades religiosas, se distinguen dos tipos:

  • Los inscritos en Registros civiles en España como, por ejemplo, matrimonios coránicos, rabínicos o evangélicos, precisarán la legalización de: el tribunal superior de justicia de la comunidad autónoma cuyo Registro civil emitiese el certificado de matrimonio, la unidad de Legalizaciones del Ministerio de Justicia (C/ San Bernardo, nº 45 - 28071 Madrid. Tel: 91 390 20 10) y la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55).
  • Los no inscritos en registros civiles españoles deberán acudir a la vía notarial.

En ambos casos, el proceso de legalización concluirá con la legalización por parte de la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.

Certificados médicos

Después de que el facultativo haya rellenado el impreso oficial editado para este fin, debe firmarlo y estampar en el documento el sello que lo acredita como colegiado. A continuación, el interesado que desee obtener una legalización del mismo debe dirigirse al Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos de España (Plaza de las Cortes, 11 4º - 28014 Madrid. Tel: 91 431 77 80) o al colegio médico de su provincia.   

Certificados veterinarios

Tras obtener el certificado del veterinario debe dirigirse a la Delegación /Subdelegación del Gobierno correspondiente, donde se extenderá un certificado sanitario de animales domésticos. 

Este certificado ha de legalizarse:

¿Puede denegarse la legalización de un documento?

Sí. El Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación puede no legalizar documentos en los siguientes casos:

  • Cuando el original presentado no sea un documento público ni un documento privado elevado a público notarialmente.
  • Cuando no contenga las legalizaciones previas por parte de otras autoridades que establece la normativa.
  • Cuando las firmas que deben legalizarse no se encuentren depositadas en el registro de la Sección de Legalizaciones del Ministerio.

No obstante, toda denegación podrá recurrirse a través de los cauces que las leyes españolas establecen para ello (Ley 39/2015 de 1 de octubre del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas).

¿Qué documentos extranjeros pueden legalizarse para ser utilizados en España?

La Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación solamente admitirá:

  • Documentos públicos originales.
  • Copias de los mismos expedidas por el organismo emisor.
  • Copias compulsadas por las representaciones de España en el extranjero de documentos que previamente hayan sido legalizadas por vía diplomática o apostillados.
  • Copias notariales.

¿Deben traducirse los documentos que se desean legalizar?

Para aquellos documentos emitidos por las autoridades españolas que vayan a tener efecto en el extranjero, la persona interesada debe primeramente consultar la legislación local, que es la que establece la necesidad o no de traducción. Lo normal es que la mayor parte de los países solamente acepten documentos en su idioma o idiomas oficiales.

Los documentos extranjeros que vayan a tener efecto en España deben estar traducidos al español. El Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación solamente admitirá las traducciones oficiales:

  • Realizadas en España por un traductor o intérprete jurado español nombrado por el Ministerio (estas traducciones están exentas de legalización y son válidas sin necesidad de ningún trámite adicional)
  • Realizadas o asumidas como propias por una representación española en el extranjero (estas traducciones requieren ser legalizadas por la sección pertinente del Ministerio)
  • Realizadas por la representación diplomática o consular en España del Estado que emite el documento (estas traducciones requieren ser legalizadas por la sección pertinente del Ministerio)

¿Qué es la legalización por vía diplomática y en qué casos se utiliza?

La legalización por vía diplomática es el procedimiento que se utiliza para legalizar los documentos públicos extranjeros emitidos por Estados no firmantes de los convenios internacionales para agilizar trámites. Por lo general, consiste en que cada una de las autoridades implicadas ejecuta una legalización a título individual del documento.

Si se trata de un documento emitido por una autoridad no consular en el país de origen del documento, entonces intervendrá en la legalización únicamente el Ministerio de Asuntos Exteriores del Estado de origen y la representación diplomática o consular española en dicho Estado.

Si se trata de un documento emitido por una autoridad consular debidamente acreditada en España, entonces intervendrá en la legalización únicamente la sección de legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.

De acuerdo con la normativa, aplicable a cada caso, los siguientes documentos están exentos de legalización:

  • Documentos académicos que se presentan en los registros de las Embajadas y Consulados de España.
  • Documentos académicos que se presentan en el registro del Ministerio de Educación de España.

Los documentos extranjeros que hayan sido legalizados por los Consulados o Embajadas de España en el extranjero, que incluyan una etiqueta transparente de seguridad, no necesitan ser legalizados en esta categoría de legalizaciones.

¿Cómo se legalizan los documentos relacionados con el comercio de material bélico o similar?

Los documentos extranjeros relacionados con las transacciones de material de defensa o de doble uso (aquel que puede tener tanto una utilización militar como civil) pueden ser legalizados por la representación de España en el país emisor y/o por la representación del estado emisor en nuestro país. En ambos casos, el trámite deberá realizarlo un diplomático con firma registrada en la Sección de Legalizaciones de este Ministerio.

Los documentos de esta naturaleza requieren además una legalización ulterior por parte del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.

¿Qué documentos emitidos por las embajadas y consulados extranjeros en España son legalizados directamente por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación?

Las representaciones extranjeras en España incluidas en esta lista emiten algunos documentos, como certificados de antecedentes penales y certificados de actos inscritos en registros civiles locales, que son legalizados de forma directa por la Sección de Legalizaciones, con el consiguiente ahorro de molestias para el ciudadano.

NOTA: La información que se proporciona es solo orientativa y debes buscar asesoramiento específico con un experto o consultar con tu embajada o consulado de España más cercano en tu país de origen.

Enlaces de interés

El trámite de legalización de documentos puede ser en algunos casos complicado, largo y farragoso para las personas involucradas. Consciente de esta problemática, en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación ha habilitado un número de teléfono 91 379 16 55 y una dirección de correo electrónico legalizaciones@maec.es para resolver las dudas. En caso de escribir un correo electrónico, se ruega incluir nombre, apellido y teléfono de contacto.

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